Tekhnik Negosiasi

TEKNIK NEGOSIASI UNTUK SUKSES

1.    PENGANTAR

Seringkali orang awam akan menangkap kesan bahwa negosiasi merupakan istilah lain untuk mengatakan “keterlibatan dalam konflik”. Namun menurut Oxford Dictionary negosiasi didefinisikan sebagai : “pembicaran dengan orang lain dengan maksud untuk mencapai kompromi atau kesepakatan … untuk mengatur atau mengemukakan.” Istilah-istilah lain kerap digunakan pada proses ini seperti : pertawaran, tawar-menawar, perundingan, perantaraan atau barter.

Dengan kata lain negosiasi adalah kegiatan yang dilakukan untuk mencapai suatu keadaan yang dapat diterima kedua belah pihak. Negosiasi diperlukan ketika kepentingan seseorang atau suatu kelompok tergantung pada perbuatan orang atau kelompok lain yang juga memiliki kepentingan-kepentingan tersebut harus dicapai dengan jalan mengadakan kerjasama. Negosiasi adalah pertemuan antara du pihak dengan tujuan mencapai kesepakatan atas pokok-pokok masalah yang :

·      Penting dalam pandangan kedua belah pihak

·      Dapat menimbulkan konflik di antara kedua belah pihak

·      Membutuhkan kerjasama kedua belah pihak untuk mencapainya.

Dalam konteks bisnis/ kerja, negosiasi terjadi antara

ü  majikan dan karyawan [upah, fasilitas]

ü  duta penjualan dengan pembeli di seputar harga dan kontrak

ü  departemen sehubungan dengan alokasi sumber daya

Negosiasi tidaklah untuk mencari pemenang dan pecundang; dalam setiap negosiasi terdapat kesempatan untuk menggunakan kemampuan sosial dan komunikasi efektif dan kreatif untuk membawa kedua belah pihak ke arah hasil yang positif bagi kepentingan bersama. [Ron Ludlow & Fergus Panton 2000 : 141 – 142]

2.    MENGEMBANGKAN FILOSOFI SAMA-SAMA MENANG DALAM NEGOSIASI

Masing-masing pihak di dalam suatu negosiasi tentu ingin menang. Negosiasi yang berhasil  berakhir dengan sesuatu yang dibutuhkan oleh kedua pihak. Setiap kali seorang negosiator mengancangi suatu situasi pertawaran dengan gagasan, “ Saya harus menang, dan benar-benar tidak peduli tentang pihak lawan”, maka bencana pun sudah diambang pintu. Konsep negosiasi sama-sama menang tidak sekadar didasarkan pada pertimbangan etika. Pihak yang mengakhiri suatu negosiasi dengan perasaan bahwa ia telah tertipu mungkin berusaha membalas dendam belakangan.

Negosiasi sama-sama menang secara sederhana adalah “bisnis yang baik”. Ketika pihak-pihak yang berkepentingan di dalam suatu perjanjian merasa puas dengan hasilnya, mereka akan berusaha membuat perjanjian itu berhasil, tidak sebaliknya. Mereka pun akan bersedia untuk bekerja sama satu sama lain pada masa datang. Barangkali anda bertanya, “Bagaimana saya bisa menang di dalam suatu negosiasi bila saya membolehkan pihak lawan juga memenuhi kebutuhan mereka?”. Jawaban pertanyaan ini terletak pada ,kenyataan bahwa orang yang berbeda mempunyai kebutuhan yang berbeda. Bagi sebagian orang, kata kompromi mempunyai maknayang negatif. Bagi yang lain, kata ini menggambarkan prinsip beri/ terima yang perlu dalam kehidupan sehari-hari.

Umumnya tidak mungkin untuk mendapatkan sesuatu secara gratis – tampaknya selalu ada harga atau konsesi yang harus dibuat untuk menerima apa yang anda inginkan. Kata kompromi secara sederhana berarti membuat dan/ atau menerima konsesi [kelonggaran] [Robert B. Maddux 1991 : 12 – 16]

Keberhasilan negosiasi pada intinya dapat ditingkatkan dengan sudut pandang pendekatan yang tepat. Bagian-bagian berikut memberikan tuntunan yang memadai di bawah sub-sub judul :

A.  Pokok masalah yang dinegosiasikan

Waspadai adanya beberapa konteks dimana negosiasi tidak tepat untuk diadakan :

1)      Menegosiasikan syarat-syarat perdagangan yang telah ditentukan oleh perusahaan dengan aturan yang tegas

2)      Menegosiasikan pokok-pokok yang mengabaikan peraturan mengenai diskriminasi ras, jenis kelamin, atau diskriminasi lainnya.

3)      Menegosiasikan prosedur dan tata-tertib perusahaan

4)      Menegosiasikan keputusan perusahaan yang telah diumumkan.

5)      Mengadakan negosiasi ketika semua pihak tidak hadir

B.     Persiapan negosiasi

Setelah memastikan persoalan yang dapat Anda negosiasikan, maka selanjutnya adalah menentukkan apa yang Anda ingin capai, dan dengan siapa, pada setiap tahap negosiasi. Kenalilah tujuan-tujuan Anda, faktor-faktor yang sangat penting, dan hal-hal yang dapat Anda relakan dalam kondisi tertentu. Hanya setelah Anda menentukkan sasaran Anda, maka dapat dimulai mempersiapkan negosiasi.

Dengan waktu yang Anda miliki, usahakanlah untuk mengetahui sebanyak-banyaknya tentang pihak lain :

a)      Apakah dia independen atau bagian dari suatu tim?

b)      Apakah dia memiliki wewenang untuk membuat keputusan tanpa harus mengadakan rujukan balik?

c)      Jenis orang seperti apakah dia?

d)     Bagaimana tingkat pengalamannya sebagai seorang negosiator?

e)      Jenis pendekatan apa yang mungkin digunakan untuk mencapai hasil terbaik?

f)       Apakah kepentingan-kepentingannya, dan dengan urutan prioritas yang bagaimana?

g)      Perilaku seperti apa yang dapat Anda harapkan dari orang tersebut?

C.    Mencapai suasana yang tepat

Suasana diciptakan dalam waktu yang sangat singkat : beberapa detik atau menit. Suasana dipengaruhi oleh hubungan antara pihak-pihak pada waktu lampau, harapan mereka saat ini, sikap persepsi, dan keahlian yang mereka miliki dalam bernegosiasi. Suasana dipengaruhi oleh konteksi pertemuan, lokasi, penataan tempat duduk, tingkat formalitas, penataan ‘domestik’.

Pada periode ice-breaking, Anda hendaknya berupaya untuk menciptakan suasana yang hangat, bersahabat, penuh kerja sama, dan praktis. Komunikasi verbal maupun non verbal [spt kontak mata] yang bersahabat dapat membantu menciptakan kondisi yang membuat orang-orang termotivasi untuk bekerja sama ; demikian pula sebalinya.

D.    Taktik-Taktik Negosiasi

Negosiator yang berpengalaman akan mencari kerjasama dalam topik-topik yang netral; negosiator yang mencari kekuasaan, akan berusaha untuk mengetahui kekuatan dan kelemahan Anda, serta prioritas dan perhatian Anda. Setelah menentukan tujuan-tujuan Anda, strategi dan kekuatan relatif tawar menawar Anda, pendekatan apa yang Anda ingin gunakan dalam proses negosiasi? Taktik-taktik apa yang akan Anda gunakan?

1)      Apakah Anda membuka dengan mengajukan permintaan-permintaan Anda terlebih dahulu atau belakangan?

2)      Bagaimana Anda mengambil inisiatif?

·         dengan bersiteguh atau tidak mau berkompromi?

·         Dengan mengajukan argumen yang kuat, bersungguh-sungguh untuk mencapai hasil yang adil?

3)      Rencana cadangan apa yang Anda miliki untuk menghadapi hal-hal yang tidak diharapkan?

Menghentikan negosiasi? Kembali pada unsur pokok untuk mendapatkan tuntunan? Menyetujui, tetapi kemudian tidak menepati kesepakatan tersebut? Apakah konsekuensi dari setiap tindakan ini dalam jangka pendek/ dalam jangka panjang, dalam kaitan dengan kredibilitas Anda dan kekuatan tawar menawar pihak lain?

4)      Apakah yang Anda ketahui mengenai individu-individu dalam tim lain? Kekuatan dan kelemahan mereka? Kepribadian mereka? Apakah mereka memilih gaya tertentu yang dapat Anda serang?

5)      Bagaimana kemahiran mereka dalam menggertak? Bagaimana dengan kemahiran Anda sendiri?Apakah gertakan merupakan taktik yang bermanfaat dalam situasi tertentu?

6)      Apakah Anda yakin dapat membedakan antara fakta, opini, asumsi, dan rumor? Akankah pihak lain menerima fakta-fakta yang Anda miliki?

7)      Bagaimana Anda dapat menjual keuntungan-keuntungan proposal Anda dengan sebaik-baiknya?

8)      Bagaimana Anda dapat menjelaskan dengan sebaik-baiknya konsekuensi-konsekuensi yang tidak menyenangkan apabila pihak lain menolak usul Anda?

9)      Bagaimana Anda menangani kelemahan proposal/ argumen Anda?

10)  Apakah argumen Anda masuk akal / logis, atau lebih bersifat emosional? Atau di antara keduanya? Dimana Anda dapat menggunakan salah satu argumen di atas dengan sebaik-baiknya.

11)  Kapan saat terbaik untuk mengajukan proposal Anda? Bagaimana agar Anda dapat menggunakan waktu yang tersedia dengan sebaik-baiknya?

12)  Dimana Anda ingin negosiasi tersebut diadakan? Dikandang sendiri? Di kandang mereka [lawan]? Ditempat netral?

13)  Siapakah yang Anda inginkan untuk memimpin pertemuan? Anda atau mereka?

14)  Bagaimana seharusnya tingkat realitas permintaan pertama Anda? Anda ingin mengajukan suatu permintaan pembukaan? atau menggunakan pendekatan problem solving ?

15)  Pada tahap apa sebaiknya Anda memberikan informasi? atau menahannya?

16)  Apakah Anda memiliki kemampuan teknis/ know how dalam menegosiasikan pokok-pokok persoalan secara efektif? di mana Anda dapat memperoleh dukungan dalam bidang tersebut, jika perlu?

17)  Apakah Anda memiliki kemampuan sosial dalam mengelola hubungan Anda dengan pihak lain?

Berkali-kali laporan media massa dipenuhi dengan berita-berita emosional, seperti negosiasi mengalami ‘jalan buntu’/ deadlock , tuntutan-tuntutan, walk-out, dsb. Situasi-situasi semacam itu sebagian besar terjadi karena pihak-pihak yang bernegosiasi bersikeras menyatakan dan mempertahankan posisi mereka, jelas, dalam situasi demikian negosiasi sama sekali tidak akan mencapai kemajuan. Pendirian ini lebih sering disertai kepentingan pihak-pihak yang dilalaikan, dengan hasil kesepakatan akhir yang tidak memuaskan pihak manapun.

Oleh karena itu, golden rule dalam bernegosiasi adalah selalu menegosiasikan kepentingan bukan pendirian [position]; jangan mengambil suatu pendirian kecuali jika hal itu bermanfaat bagi kepentingan-kepentingan tsb. Bukan tujuan-tujuan pribadi anda dalam negosiasi – Anda adalah seorang duta bukan seorang individu.

E.     Gaya-gaya negosiasi.

Dalam gaya negosiasi dapat dijelaskan dalam dua dimensi, yaitu arah dan kekuatan.

1)      Arah berbicara tentang cara kita menangani informasi.

                                            i.      Mendorong [push] : memberi informasi, mengajukan usul, melalaikan kontribusi orang lain, mengkritik, bertindak sebagai pengganggu – semua taktik yang berlaku tergantung sifat dan konteks negosiasi.

                                          ii.      Menarik [pull] : mengajukan pertanyaan untuk mendapatkan informasi, meminta saran, memastikan pemahaman, meminta kejelasan, menyatakan perasaan kita.

2)      Kekuatan berbicara tentang keluwesan kita untuk beranjak dari kedudukan kita yang semula.

                                            i.      Bersikap keras : kita ingin menang berapapun harganya, tidak akan mengalah atau mundur, tidak akan menerima tawaran apapun – kita mengejar sasaran yang tinggi –

                                          ii.      Bersikap lunak : kita mengalah, ragu-ragu, sulit untuk berkata tidak, menyesuaikan diri – sasaran yang kita kejar rendah. Kita dapat mengambil sikap keras dalam beberapa persoalan dan bersikap lunak dalam persoalan-persoalan yang lain : hal ini memberikan petunjuk jelas mengenai hasil yang menjadi prioritas.

3.      PRASYARAT NEGOSIASI YANG EFEKTIF.

Dalam negosiasi tingkat formalitas bersifat tidak formal. Sifat proses yang dijalankan dalam negosiasi menyangkut mufakat para pihak. Prinsip yang dijalankan dalam negosiasi bersifat tertutup. Hasil akhir dari negosiasi berupa kesepakatan, yang bearasal dari musyawarah mufakat, menuju perdamaian para pihak yang bermasalah atau bersengketa.

Dalam negosiasi harus memenuhi prasyatat yang efektif. Para pihak yang bernegosisi harus secara sukarela berdasarkan kesadaran yang penuh (willingness). Para pihak siap melakukan negosiasi (preparedness). Para pihak yang bernegosiasi mempunyai wewenang mengambil keputusan (authoritative). Para pihak yang bernegosiasi memiliki kekuatan yang relative seimbang, sehingga dapat menciptakan saling ketergantungan (relative equal bargaining power). Para pihak yang bernegosiasi mempunyai kemauan menyelesaikan masalah. Para pihak yang bernegosiasi mengikutsertakan seluruh stakeholders (stakeholdership). Para pihak yang bernegosiasi melakukan pembahasan permasalahan secara menyeluruh (comprehensive).

Dalam kemauan menyelesaikan masalah, biasanya dipengaruhi oleh beberapa factor, yaitu terdapat Best Alternative to a Negotiated Agreement (BATNA). BATNA merupakan standar dalam melakukan negosiasi yang diperlukan suatu standar yang menetapkan kesepakatan apa yang perlu dilakukan. Standar yang dapat melindungi para pihak dari menerima kondisi yang tidak Favourable dan dalam menolak kondisi yang tidak sesuai dengan kepentingan (interest). BATNA ini dapat mempengaruhi para pihak ragu akan hasilnya, sehingga terdorong untuk menyelesaikan masalah melalui negosiasi. Pengaruh yang lainnya, karena terdapat situasi yang mendesak yang berbeda-beda sesuai kebutuhan bagi setiap pihak, dan tidak mempunyai kendala psikologi yang besar.

4.      TAHAPAN PROSES NEGOSIASI.

Pertama, tahap orientasi dan mengatur posisi. Para perunding memulai dengan membuat kontrak antara satu dengan yang lainnya. Dalam tahap membuka kontrak ini hubungan mulai terdifinisikan dan terbina (established). Dalam tahap mengatur posisi, biasanya para perunding berbicara secara umum tentang kekuatan dari kasus mereka.

Kedua, tahap argumentasi. Para pihak berusaha mengetahui posisi sesungguhnya dari perunding lawan, seraya mencoba menghindarkan diri dalam membuka posisi mereka yang sesungguhnya.

Ketiga, tahap sikap dalam keadaan darurat dan kritis. Perunding biasanya berada di bawah tekanan apabila mendekati batas waktu. Oleh karenanya, kesadaran salah satu atau kedua belah pihak saling memberikan isyarat tentang konsesi seperti apa dan bagaimana yang perlu dikembangkan oleh para perunding.

Keempat, tahap merancang kesepakatan atau menjalankan upaya alternative apabila tidak tercapai kesepakatan. Para pihak mempersiapkan akhir kesepakatan, serta meyakinkan masing-masing pihak dan/atau pihak yang diwakilinya tentang desirabiloity dari kesepakatan tersebut.

Perundingan selalu dimulai dengan solusi. Para pihak saling mengusulkan solusi dan saling menawar sampai mereka menemukan satu titik yang dapat diterima bagi keduanya. Perundingan selalu dimulai dengan mengembangkan dan menjaga hubungan. Para pihak mendidik satu sama lain akan kebutuhan mereka dan bersama-sama menyelesaikan persoalan berdasarkan pada kebutuhan-kebutuhan / kepentingan. Tujuan perundingan adalah win-win solution.  Kebutuhan dari seluruh pihak harus dibahas dalam rangka mencapai tujuan. Para perunding adalah “ penyelesai masalah “, yang kooperatif. Para perunding wajib menjaga/ membangun pola hubungan positif selama perundingan. Para perunding harus menyiapkan beberapa pilihan penyelesaian yang memjuaskan, dan kepercayaan diri harus tetap dijaga.